Тайм-менеджмент: часть 2. Пожиратели времени

Поглотители времени или хоронофаги.

Еще одна из задач, с которыми работают на тренинге по ТМ – это борьба с поглотителями времени.
Я уже начала говорить про бич современных работодателей – различные формы интернет-зависимостей, мало связанных с основной целью работы, но есть и множество других источников времени.
А время, как Вы знаете, дороже, чем деньги, поскольку ни накопить, ни взять его в долг невозможно.
Итак, где мы теряем наше драгоценное время?
- в транспорте, по дороге на работу и т.д.
- в очередях, что нынче гораздо реже, но встречается.
- на совещаниях, если они формальные или более двух часов подряд
- в непродуктивном общении с коллегами, на перекурах и т.д.
- про интернет как неиссякаемый источник потери времени мы уже упомянули.
Помимо вышеперечисленного, на продуктивность работы влияют
- нечеткая постановка цели
- отсутствие приоритетов и неумение их выделить.
- телефонные звонки и незапланированные посетители
- желание сделать все и сразу
- неумение делегировать и многое другое.

Собственно, что мне со всем этим делать, спросите Вы?
1. Приучить себя к аудиокнигам. Очень полезная вещь. В пробках конечно, хорошо, а вот на совещаниях не рекомендую.
2. Развивать в себе стратегическое видение и умение ставить долгосрочные цели.
3. Планировать в письменном виде или используя Outlook.
4. Расставлять приоритеты, по принципу
А – важное и срочное
В – важное, но не срочное.
С – срочное, но не важное.
D – несрочное и неважное. Рекомендуется сразу выбросить в корзину.

При этом следить, чтобы в списке В было не менее 20%. А в списке С не более 50%. Ну ладно, так и быть оставим 10% на приятные D.
- Откуда такие цифры, спросите Вы.
- С удовольствием, отвечу.
Как известно, согласно принципу Паретто 20% усилий приносит 80%. Отсюда логический вывод, начинать всегда с самого страшного, т.е. с поедания лягушки, после чего можно заняться и остальным.
Люди как правило, поглощены делами из квадрата А, особенно, если они занимают большие и серьезные посты, связанные с организацией других подразделений, т.н. кризис-менеджеры (частое явление в работе редакции серьезных журналов или крупных дистрибьюторских компаний. ) В результате люди из первой категории постоянно испытывают стресс, они находятся в аврале, что в конечном счете приводит к эмоциональному выгоранию. Люди на постах поменьше (например, секретари или офис-менеджеры) часто проводят время в квадрате С – когда есть куча входящих звонков, писем, незапланированные клиенты и проч. У людей из этого квадрата постоянное ощущение бессмысленности происходящего и ощущение себя на позиции «жертвы». То есть, вроде бурная деятельность кипит, но почему-то ощутимых результатов не видно. «Текучка дел» затягивает и что-то важное и ценное проходит мимо.
И только люди, осознающие важность долгосрочного планирования, как правило, это дальнозоркие руководители – стратеги понимаю, как важно заниматься делами на перспективу, на долгосрочную цель и видение. В этом квадрате Вы получаете возможность выйти за пределы ситуации и посмотреть на нее со стороны. Здесь формируются семена и зародыши «больших планов и проектов», а еще самое главное, здесь занимаются профилактикой болезни, а не ее лечением.
Потому что в бизнесе ошибки, доводящие ситуацию до критической, могут обходиться гораздо дороже, так как завязаны на совокупности людей и бизнес-процессов.